فروش عمده پتو مجیک دو نفره با قیمت همکاری ویژه فروشندگان کالای خواب مشهد؛ مناسب خرید عمده، پخش فروشگاهی و تأمین بازار با تنوع طرح و شرایط خرید مناسب.
کنترل کیفیت پتو مجیک در سفارش عمده؛ قبل از تحویل بار چه چیزهایی را بررسی کنیم؟
در خرید یک یا دو تخته پتو، اگر یک بسته‌بندی کمی آسیب دیده باشد یا رنگ محصول با چیزی که انتظار داشتیم تفاوت جزئی داشته باشد، شاید بتوان مسئله را به‌سادگی مدیریت کرد. اما وقتی صحبت از خرید عمده پتو مجیک و سفارش ۵۰، ۱۰۰ یا حتی تعداد بیشتری کارتن باشد، شرایط کاملاً متفاوت است.
در این سطح از خرید، کوچک‌ترین بی‌دقتی ممکن است در تعداد زیادی کالا تکرار شود.
تصور کنید یک عمده‌فروش برای تأمین فروشگاه یا شبکه توزیع خود ۱۰۰ کارتن پتو مجیک سفارش داده است. بار پس از طی چند صد کیلومتر به انبار او می‌رسد و تازه هنگام تخلیه مشخص می‌شود چند کارتن آسیب دیده، تعداد بعضی رنگ‌ها با سفارش اولیه متفاوت است یا بخشی از بسته‌بندی‌ها کیفیت مناسبی ندارند.
در این مرحله اصلاح مشکل هم زمان‌بر است و هم هزینه‌بر.
به همین دلیل در معاملات عمده، یکی از مهم‌ترین مراحل خرید نه مذاکره قیمت و نه حتی ثبت سفارش، بلکه کنترل بار قبل از ارسال است.
کنترل کیفیت حرفه‌ای به این معنا نیست که فقط یکی دو بسته را نگاه کنیم و بگوییم «کالا سالم است». یک فرایند صحیح باید از تطبیق سفارش با بار آماده‌شده شروع شود و تا کنترل تعداد کارتن، طرح و رنگ، وضعیت خود پتو، بسته‌بندی، کارتن‌ها و ثبت تصاویر قبل از بارگیری ادامه پیدا کند.
در روش‌های حرفه‌ای بازرسی پیش از ارسال نیز کنترل تعداد، مشخصات کالا، رنگ، ابعاد، وزن، بسته‌بندی و اطلاعات کارتن از بخش‌های مهم بازرسی محسوب می‌شوند. برای مثال Intertek در بازرسی محصولات نساجی پیش از ارسال به بررسی تعداد کارتن، مشخصات بسته‌بندی، رنگ یا مدل و تعداد موجود در کارتن اشاره می‌کند.
بنابراین اگر تاجر، عمده‌فروش یا فروشنده کالای خواب هستید، داشتن یک چک‌لیست مشخص برای کنترل کیفیت پتو مجیک در سفارش عمده می‌تواند احتمال اختلاف بعد از تحویل را تا حد زیادی کاهش دهد.
سناریو: سفارش ۱۰۰ کارتن پتو مجیک آماده ارسال است
فرض کنیم یک فروشنده کالای خواب برای تکمیل موجودی فصل آینده خود ۱۰۰ کارتن پتو مجیک سفارش داده است.
قبل از ثبت سفارش درباره قیمت، تعداد، مدل، رنگ‌بندی و شرایط ارسال توافق شده و حالا تأمین‌کننده اعلام می‌کند:
«بار آماده است و فردا می‌توانیم ارسال کنیم.»
اینجا دقیقاً همان نقطه‌ای است که نباید عجله کرد.
راننده آماده است، خودرو هماهنگ شده و شاید خریدار هم منتظر رسیدن کالا باشد؛ اما بهتر است قبل از اینکه اولین کارتن وارد خودرو شود، یک مرحله کنترل نهایی انجام شود.
هدف این بررسی پیدا کردن ایراد به هر قیمتی نیست. هدف این است که مطمئن شویم چیزی که از انبار فروشنده خارج می‌شود، همان چیزی است که خریدار سفارش داده است.
این تفاوت مهمی میان یک فروش ساده و یک همکاری حرفه‌ای بلندمدت ایجاد می‌کند.
مرحله اول؛ فاکتور را با بار آماده‌شده تطبیق دهید
اولین کنترل باید ساده‌ترین و در عین حال مهم‌ترین مرحله باشد: آیا باری که آماده شده دقیقاً مطابق سفارش خریدار است؟
اگر سفارش شامل ۱۰۰ کارتن است، باید تعداد نهایی کارتن‌های آماده بارگیری مشخص باشد.
اما فقط شمارش ۱۰۰ کارتن کافی نیست.
ممکن است خریدار سفارش داده باشد ۳۰ کارتن از یک مدل، ۴۰ کارتن از مدل دوم و ۳۰ کارتن از مدل سوم ارسال شود. اگر مجموع کارتن‌ها ۱۰۰ عدد باشد اما ترکیب مدل‌ها تغییر کرده باشد، سفارش عملاً مطابق توافق نیست.
همین موضوع در مورد رنگ‌بندی نیز اهمیت دارد.
در تجارت عمده، تفاوت بین «تعداد کل صحیح» و «ترکیب صحیح سفارش» بسیار مهم است.
ممکن است یک فروشنده کالای خواب بر اساس تجربه بازار خود بداند رنگ خاصی سریع‌تر فروخته می‌شود و رنگ دیگری فروش کندتری دارد. بنابراین اگر رنگ‌بندی سفارش او بدون هماهنگی تغییر کند، حتی در صورتی که تعداد کل پتوها کاملاً درست باشد، عملکرد فروش او می‌تواند تحت تأثیر قرار بگیرد.
به همین دلیل اولین سؤال پیش از ارسال باید این باشد:
آیا تعداد، مدل، طرح و رنگ کالا با سفارش ثبت‌شده تطابق دارد؟
چرا کنترل تعداد در سفارش عمده این‌قدر مهم است؟
در یک سفارش ۵۰ یا ۱۰۰ کارتن، اختلاف یک کارتن شاید در نگاه اول عدد بزرگی به نظر نرسد؛ اما اگر چنین اختلاف‌هایی چند بار تکرار شوند، مدیریت موجودی خریدار دچار مشکل می‌شود.
فرض کنید براساس فاکتور باید ۱۰۰ کارتن وارد انبار شود، اما هنگام تخلیه ۹۹ کارتن تحویل گرفته می‌شود.
حالا چند سؤال مطرح می‌شود.
- آیا یک کارتن از ابتدا بارگیری نشده است؟
- آیا هنگام حمل جا مانده؟
- و آیا شمارش اولیه اشتباه بوده؟
- آیا تحویل مقصد اشتباه ثبت شده است؟
وقتی هیچ مدرک تصویری یا گزارش بارگیری وجود نداشته باشد، پیدا کردن پاسخ دشوارتر می‌شود.
به همین دلیل سیستم‌های حرفه‌ای بازرسی پیش از ارسال نیز روی شمارش محصولات و کارتن‌های آماده ارسال تأکید دارند. در روش PSI یا Pre-Shipment Inspection، تأیید مقدار و تطبیق کالا با مشخصات سفارش یکی از مراحل اصلی بازرسی است.
مرحله دوم؛ طرح و رنگ پتو مجیک را کنترل کنید
یکی از اشتباهات رایج در سفارش عمده این است که تمام توجه روی قیمت و تعداد متمرکز شود و کنترل ترکیب طرح و رنگ به زمان تحویل موکول شود.
در بازار کالای خواب، طرح و رنگ بخشی از ارزش تجاری کالا است.
دو پتو ممکن است از نظر کیفیت، وزن و قیمت مشابه باشند اما سرعت فروش کاملاً متفاوتی داشته باشند؛ زیرا مشتری نهایی در بسیاری از مواقع براساس ظاهر، رنگ و طرح تصمیم می‌گیرد.
اگر خریدار هنگام سفارش رنگ‌بندی مشخصی درخواست کرده، بهتر است پیش از ارسال نمونه‌ای از بار آماده‌شده با سفارش اولیه تطبیق داده شود.
برای مثال اگر قرار بوده یک سفارش شامل رنگ‌های خنثی، تیره و روشن با ترکیب مشخص باشد، تغییر قابل‌توجه نسبت رنگ‌ها بدون اطلاع خریدار می‌تواند ترکیب موجودی فروشگاه را به‌هم بزند.
این موضوع برای عمده‌فروشانی که کالا را میان چند فروشگاه یا نمایندگی توزیع می‌کنند اهمیت بیشتری دارد.
یکنواختی کالا؛ چیزی که در یک بسته دیده نمی‌شود
فرض کنیم اولین بسته پتو مجیک را باز می‌کنیم و همه‌چیز مناسب است.
آیا می‌توان نتیجه گرفت تمام سفارش ۱۰۰ کارتن نیز دقیقاً همان کیفیت را دارد؟
نه لزوماً.
یکی از اهداف نمونه‌برداری در کنترل کیفیت عمده این است که کالا فقط از یک نقطه بار بررسی نشود.
بهتر است نمونه‌هایی از قسمت‌های مختلف بار یا کارتن‌های مختلف انتخاب شوند. هدف این نیست که تمام بسته‌ها باز شوند؛ هدف این است که احتمال مشاهده اختلاف احتمالی میان بخش‌های مختلف سفارش افزایش پیدا کند.
در روش‌های حرفه‌ای کنترل کیفیت نیز بازرسی معمولاً بر اساس نمونه‌گیری از سفارش انجام می‌شود و مواردی مانند رنگ، ساخت، ابعاد، وزن، بسته‌بندی و یکنواختی محصولات بررسی می‌شود.
در مورد پتو می‌توان مواردی مانند یکنواختی ظاهر، تطابق طرح، وضعیت دوخت یا لبه‌ها در صورت وجود، سلامت سطح کالا و نبود آسیب واضح را بررسی کرد.
اگر نمونه مرجع یا مشخصات مورد توافق قبلی وجود داشته باشد، کنترل بسیار دقیق‌تر خواهد شد.
مرحله سوم؛ بسته‌بندی پتو را فقط از نظر زیبایی نبینید
بسته‌بندی در فروش عمده فقط برای زیباتر دیده شدن محصول نیست.
بسته‌بندی باید کالا را از زمان خروج از انبار تا رسیدن به مقصد محافظت کند.
بار ممکن است در مسیر جابه‌جا شود، روی آن کالا قرار گیرد، چند بار تخلیه و بارگیری شود یا مدت زیادی داخل خودرو باقی بماند. بنابراین پارگی، باز بودن بسته، ضعف دوخت یا پرس بسته‌بندی و مشکلات مشابه می‌تواند باعث آسیب محصول در مسیر شود.
در سفارش عمده پتو مجیک بهتر است چند بسته از قسمت‌های مختلف بار بررسی شود.
بسته‌ها نباید بدون دلیل باز یا آسیب‌دیده باشند. اگر بسته‌بندی شفاف است، ظاهر محصول داخل آن نیز تا حد امکان بررسی شود.
همچنین بهتر است محصولاتی که بسته‌بندی آن‌ها در مرحله کنترل آسیب دیده، پیش از ارسال دوباره به شکل مناسب بسته‌بندی شوند.
در استانداردهای حرفه‌ای بازرسی نیز بسته‌بندی داخلی و خارجی، تعداد کالا در کارتن، ابعاد و وزن کارتن و سلامت بسته‌ها از موارد متداول کنترل قبل از ارسال هستند.
کارتن سالم یعنی دردسر کمتر در مقصد
بسیاری از اختلافات در بار عمده نه از خود محصول، بلکه از کارتن نامناسب شروع می‌شوند.
کارتنی که قبل از بارگیری گوشه آن پاره شده، مرطوب است یا استحکام کافی ندارد، در مسیر حمل آسیب‌پذیرتر خواهد بود.
فرض کنید یک کارتن پتو هنگام ورود به خودرو کمی آسیب‌دیده است. روی آن چند ردیف کارتن دیگر چیده می‌شود و خودرو چند ساعت در مسیر حرکت می‌کند. لرزش، فشار و جابه‌جایی می‌تواند همان آسیب کوچک را بزرگ‌تر کند.
وقتی بار به مقصد می‌رسد، ممکن است کارتن کاملاً باز شده باشد.
در چنین شرایطی تعیین اینکه آسیب قبل از بارگیری ایجاد شده یا هنگام حمل، دشوار می‌شود.
به همین دلیل کارتن‌هایی که آسیب واضح دارند بهتر است قبل از ارسال تعویض یا تقویت شوند.
مرحله چهارم؛ عکس گرفتن از بار یک کار تشریفاتی نیست
یکی از کم‌هزینه‌ترین ابزارهای کنترل سفارش عمده، ثبت تصویر است.
چند عکس مناسب قبل از بارگیری می‌تواند بخش زیادی از اختلافات احتمالی بعدی را روشن کند.
بهتر است عکس‌ها فقط نمای نزدیک از یک پتو نباشند.
تصاویر باید وضعیت کلی بار، تعداد تقریبی کارتن‌های چیده‌شده، سلامت ظاهری بسته‌بندی‌ها و مراحل بارگیری را نشان دهند.
در سفارش‌های مهم حتی می‌توان از چند مرحله عکس گرفت: بار آماده در انبار، کارتن‌های منتخب، داخل خودرو هنگام بارگیری و نمای نهایی بار.
اگر محصول برای یک مشتری عمده در شهر دیگر یا برای صادرات ارسال می‌شود، این مستندسازی ارزش بیشتری پیدا می‌کند.
گزارش‌های حرفه‌ای بازرسی پیش از ارسال نیز معمولاً شامل تصاویر کالا، بسته‌بندی و ایرادات مشاهده‌شده هستند تا خریدار بتواند وضعیت بار را پیش از ارسال مشاهده کند.
یک عکس خوب گاهی از چند تماس تلفنی جلوگیری می‌کند
فرض کنید مشتری پس از رسیدن بار تماس می‌گیرد و می‌گوید:
«یکی از کارتن‌ها هنگام تحویل پاره بوده است.»
اگر هیچ تصویری وجود نداشته باشد، مشخص کردن محل ایجاد آسیب دشوار است.
اما اگر تصویر واضحی از لحظه بارگیری وجود داشته باشد، می‌توان بهتر بررسی کرد که کارتن هنگام خروج از انبار سالم بوده یا خیر.
مستندسازی قرار نیست جای اعتماد را بگیرد؛ اتفاقاً می‌تواند اعتماد را بیشتر کند.
خریدار عمده وقتی می‌بیند فروشنده قبل از ارسال کالا وضعیت بار را ثبت می‌کند، متوجه می‌شود فرایند تحویل ساختار مشخصی دارد.
مرحله پنجم؛ از هر ۱۰۰ کارتن چند کارتن را باز کنیم؟
پاسخ دقیق به این سؤال به ارزش سفارش، نوع کالا، توافق خریدار و سطح کنترل موردنظر بستگی دارد و نمی‌توان یک عدد ثابت برای تمام سفارش‌ها تعیین کرد.
اما نکته مهم این است که نمونه‌گیری نباید فقط از کارتن‌های جلوی انبار انجام شود.
اگر قرار است تعدادی کارتن برای بررسی انتخاب شوند، بهتر است انتخاب آن‌ها از نقاط مختلف بار باشد.
در بازرسی‌های تخصصی، روش‌های نمونه‌گیری آماری مانند استاندارد ANSI/ASQ Z1.4 یا ISO 2859-1 نیز برای انتخاب نمونه از محموله به کار می‌روند.
البته یک عمده‌فروش معمولی الزاماً نیاز ندارد وارد جزئیات پیچیده سیستم‌های آماری کنترل کیفیت شود. نکته کاربردی این است که نمونه‌گیری باید تا حد امکان نماینده بخش‌های مختلف سفارش باشد.
مرحله ششم؛ اختلاف کوچک را قبل از حرکت خودرو حل کنید
یکی از مزایای اصلی کنترل پیش از ارسال این است که مشکل هنوز در جایی قرار دارد که اصلاح آن آسان است.
اگر سه بسته آسیب دیده باشند، می‌توان آن‌ها را تعویض کرد.
اگر یک کارتن کم باشد، می‌توان قبل از حرکت خودرو آن را اضافه کرد.
اما اگر ترکیب رنگ اشتباه باشد، امکان اصلاح وجود دارد.
اگر کارتن آسیب دیده باشد، می‌توان آن را عوض کرد.
اما بعد از اینکه خودرو صدها کیلومتر از انبار فاصله گرفت، همان اصلاح ساده ممکن است تبدیل به چند روز پیگیری و هزینه حمل مجدد شود.
به همین دلیل ارزش واقعی کنترل کیفیت قبل از ارسال، فقط «کشف مشکل» نیست؛ بلکه کشف مشکل در زمانی است که هنوز اصلاح آن آسان است.
چک‌لیست کنترل پتو مجیک قبل از تحویل بار
برای یک سفارش عمده می‌توان از چک‌لیست زیر استفاده کرد:
- تطبیق تعداد کل کارتن‌ها با فاکتور یا سفارش ثبت‌شده
- بررسی تعداد هر مدل به‌صورت جداگانه
- کنترل طرح‌ها و رنگ‌بندی طبق توافق
- بازدید نمونه‌ای از کالاهای چند کارتن مختلف
- بررسی یکنواختی ظاهری پتوها
- کنترل سلامت محصول و نبود ایراد ظاهری واضح
- بررسی بسته‌بندی هر واحد در نمونه‌های انتخاب‌شده
- کنترل بسته بودن صحیح بسته‌ها
- بررسی سلامت کارتن‌های مادر
- جداسازی کارتن‌های پاره، خیس یا آسیب‌دیده
- کنترل تعداد بسته داخل کارتن در نمونه‌های انتخابی
- بررسی اطلاعات یا علائم روی کارتن در صورت نیاز
- ثبت عکس از بار آماده‌شده
- ثبت تصویر از چند کارتن منتخب
- ثبت تصویر هنگام بارگیری
- شمارش نهایی کارتن‌های واردشده به خودرو
- ثبت تعداد نهایی بار تحویلی به راننده یا شرکت حمل
وجود چنین چک‌لیستی باعث می‌شود کنترل کالا از یک بررسی سلیقه‌ای به یک فرایند مشخص تبدیل شود.
تفاوت فروشنده معمولی و تأمین‌کننده حرفه‌ای همین‌جا مشخص می‌شود
در بازار عمده همه می‌توانند قیمت اعلام کنند.
مشتری تماس می‌گیرد، قیمت می‌پرسد، فروشنده عددی می‌گوید و سفارش ثبت می‌شود.
اما چیزی که باعث ایجاد مشتری تکراری می‌شود فقط قیمت نیست.
فرض کنید دو تأمین‌کننده پتو مجیک قیمت تقریباً مشابهی ارائه می‌کنند.
تأمین‌کننده اول بعد از دریافت وجه، کالا را مستقیماً بارگیری می‌کند.
تأمین‌کننده دوم قبل از ارسال، تعداد را کنترل می‌کند، ترکیب رنگ و طرح را با سفارش تطبیق می‌دهد، چند کارتن را نمونه‌برداری می‌کند، وضعیت بسته‌بندی را بررسی می‌کند و تصاویر بار آماده‌شده را برای مشتری می‌فرستد.
برای یک تاجر یا عمده‌فروشی که قرار است بار قابل‌توجهی خریداری کند، این تفاوت کوچک نیست.
در معامله عمده، اطمینان از اجرای صحیح سفارش بخشی از ارزش خرید است.
کنترل کیفیت چگونه به فروش بیشتر عمده‌فروش کمک می‌کند؟
شاید در نگاه اول کنترل کیفیت یک موضوع مربوط به انبار و تأمین باشد، اما در واقع مستقیماً با فروش ارتباط دارد.
فروشگاه کالای خواب زمانی می‌تواند مشتری خود را راضی نگه دارد که کالایی که دریافت کرده قابل عرضه باشد.
اگر بخشی از محصولات به دلیل بسته‌بندی آسیب‌دیده قابل ارائه نباشند، موجودی واقعی فروشگاه کمتر از موجودی ثبت‌شده خواهد بود.
و اگر رنگ‌بندی مناسبی دریافت نکرده باشد، احتمال باقی ماندن بعضی رنگ‌ها در انبار بیشتر می‌شود.
اگر مدل‌های سفارش داده‌شده به‌درستی ارسال نشده باشند، برنامه فروش فروشگاه دچار اختلال می‌شود.
بنابراین کنترل کیفیت قبل از ارسال فقط وظیفه تأمین‌کننده نیست؛ بخشی از مدیریت سرمایه عمده‌فروش محسوب می‌شود.
برای سفارش ۵۰ کارتن هم کنترل لازم است؟
بله.
اشتباه است تصور کنیم کنترل ساختاریافته فقط برای کانتینر یا سفارش‌های بسیار بزرگ لازم است.
فرض کنید یک فروشنده ۵۰ کارتن خریداری می‌کند و در هر کارتن چند پتو وجود دارد. در مجموع تعداد قابل‌توجهی کالا وارد انبار او می‌شود.
حتی اگر درصد کمی از محصولات یا بسته‌بندی‌ها مشکل داشته باشند، نتیجه آن در تعداد بالا محسوس خواهد بود.
هرچه تعداد سفارش بیشتر شود، اهمیت سیستم کنترل نیز افزایش پیدا می‌کند.
به همین دلیل بهتر است از همان سفارش‌های متوسط، روش مشخصی برای تحویل و کنترل کالا ایجاد شود.
خریدار عمده قبل از سفارش چه اطلاعاتی را مشخص کند؟
بخشی از کنترل کیفیت باید قبل از آماده‌شدن بار انجام شود.
اگر سفارش اولیه مبهم باشد، کنترل نهایی نیز دشوار خواهد بود.
برای مثال اگر مشتری فقط بگوید «۱۰۰ کارتن پتو مجیک بفرستید»، بعداً ممکن است درباره رنگ، مدل یا ترکیب کالا اختلاف ایجاد شود.
اما اگر سفارش از ابتدا دقیق ثبت شده باشد، کنترل بسیار ساده‌تر است.
تعداد، مدل، سایز، رنگ‌بندی یا شرایط انتخاب رنگ، نوع بسته‌بندی و هر ویژگی مهم دیگری که برای معامله تعیین‌کننده است بهتر است قبل از تأمین مشخص شود.
قاعده ساده این است:
چیزی را می‌توان دقیق کنترل کرد که ابتدا دقیق سفارش داده شده باشد.
برای بارهای صادراتی کنترل سخت‌گیرانه‌تر می‌شود
اهمیت کنترل زمانی بیشتر می‌شود که پتو برای مشتری خارجی ارسال شود.
اگر بار داخل کشور ارسال شود، در برخی موارد امکان تعویض یا اصلاح سریع‌تر وجود دارد.
اما در صادرات، محصول ممکن است چند مرز را طی کند و هزینه برگشت یا جایگزینی بسیار بالا باشد.
بنابراین در صادرات، علاوه بر سلامت کالا باید مشخصات بسته‌بندی و اطلاعات موردنیاز مقصد نیز قبل از ارسال بررسی شود.
شرکت‌های بین‌المللی کنترل کیفیت نیز در بازرسی قبل از ارسال محصولات نساجی، علاوه بر محصول، مواردی مانند تعداد، بسته‌بندی، ابعاد و وزن کارتن، علائم حمل و اطلاعات مرتبط با محموله را کنترل می‌کنند.
آیا باید تمام پتوها یکی‌یکی کنترل شوند؟
در بسیاری از سفارش‌های عمده چنین کاری عملی یا اقتصادی نیست.
هدف یک سیستم کنترل خوب این نیست که الزاماً تمام بسته‌ها باز شوند.
هدف این است که اولاً تمام موارد قابل شمارش مانند تعداد کارتن‌ها کنترل شود و ثانیاً نمونه‌های مناسبی از کالا مورد بررسی قرار گیرند.
البته اگر در نمونه‌های اولیه مشکل تکرارشونده مشاهده شود، دامنه بررسی باید بیشتر شود.
برای مثال اگر از چند کارتن انتخاب‌شده، چند مورد اختلاف طرح یا ایراد بسته‌بندی پیدا شود، منطقی نیست با همان حجم نمونه نتیجه بگیریم باقی بار سالم است.
در این شرایط بهتر است تعداد بیشتری از کارتن‌ها بررسی شود تا مشخص شود مشکل محدود است یا گسترده.
کنترل کیفیت نباید بعد از بارگیری شروع شود
یکی از اشتباهات رایج این است که خودرو وارد انبار شود، بارگیری آغاز شود و تازه وسط کار کسی تصمیم بگیرد تعداد یا رنگ‌ها را کنترل کند.
این روش احتمال خطا را افزایش می‌دهد.
بهتر است ابتدا بار آماده و دسته‌بندی شود، کنترل اولیه انجام شود و سپس بارگیری شروع شود.
در پایان نیز یک شمارش نهایی از کارتن‌های واردشده به خودرو انجام شود.
در واقع دو عدد باید با هم مطابقت داشته باشند:
تعداد بار تأییدشده در انبار = تعداد بار تحویل‌شده به خودرو
همین فرایند ساده می‌تواند از بسیاری از اختلاف‌های بعدی جلوگیری کند.
مستندسازی سفارش؛ حافظه‌ای که اشتباه نمی‌کند
در تجارت عمده نمی‌توان همه‌چیز را به حافظه افراد سپرد.
به همین دلیل برای سفارش‌های عمده بهتر است اطلاعات اصلی ثبت شود.
شماره یا مشخصات سفارش، تعداد کارتن، تاریخ بارگیری، نوع کالا، تصاویر بار و اطلاعات حمل می‌توانند در پرونده سفارش نگهداری شوند.
این اطلاعات در سفارش‌های بعدی نیز ارزشمند هستند.
مثلاً اگر مشتری سه ماه بعد سفارش جدید بدهد، می‌توان سفارش قبلی او را بررسی کرد و سریع‌تر متوجه شد چه ترکیب کالایی دریافت کرده است.
در نتیجه کنترل کیفیت فقط برای جلوگیری از مشکل امروز نیست؛ به مدیریت حرفه‌ای مشتریان در آینده نیز کمک می‌کند.
داستان دو عمده‌فروش؛ کدام‌یک ریسک کمتری دارد؟
دو عمده‌فروش را تصور کنید که هرکدام ۱۰۰ کارتن پتو مجیک خریداری کرده‌اند.
خریدار اول تمام تمرکز خود را روی گرفتن پایین‌ترین قیمت گذاشته است. به محض آماده‌شدن بار، خودرو ارسال می‌شود و کالا بدون کنترل ساختاریافته بارگیری می‌شود.
خریدار دوم شاید همان قیمت یا حتی قیمت بسیار مشابهی پرداخت کرده باشد، اما قبل از ارسال درخواست می‌کند تعداد کارتن‌ها، ترکیب مدل‌ها، رنگ‌بندی و وضعیت بسته‌بندی کنترل شود و چند تصویر نیز از بار ثبت شود.
هر دو نفر ۱۰۰ کارتن خریده‌اند.
اما میزان اطمینان آن‌ها نسبت به کالایی که قرار است وارد انبارشان شود یکسان نیست.
این همان نکته‌ای است که بسیاری از تاجران باتجربه به مرور متوجه آن می‌شوند:
در خرید عمده، معامله خوب فقط خرید با قیمت مناسب نیست؛ تحویل دقیق همان چیزی است که سفارش داده‌اید.
کنترل کیفیت پتو مجیک؛ هزینه نیست، مدیریت ریسک است
اگر فقط یک بار اختلاف قابل‌توجهی در سفارش عمده ایجاد شود، هزینه زمانی و مالی حل آن می‌تواند بسیار بیشتر از زمانی باشد که برای بررسی بار صرف می‌شد.
کنترل تعداد، مدل، رنگ، بسته‌بندی و وضعیت کارتن‌ها کار پیچیده‌ای نیست.
آنچه اهمیت دارد داشتن یک روش ثابت است.
وقتی این روش در تمام سفارش‌ها اجرا شود، هم تأمین‌کننده دقیق‌تر عمل می‌کند و هم خریدار با اطمینان بیشتری سفارش‌های بعدی خود را افزایش می‌دهد.
اعتماد مشتری عمده چگونه ساخته می‌شود؟
در بازار B2B اعتماد با یک جمله تبلیغاتی ساخته نمی‌شود.
خریدار عمده می‌خواهد ببیند وقتی ۵۰ یا ۱۰۰ کارتن سفارش می‌دهد، همان حساسیتی که خودش نسبت به سرمایه‌اش دارد در طرف تأمین‌کننده نیز وجود دارد.
ارسال تصاویر قبل از بارگیری، اطلاع‌رسانی شفاف، کنترل تعداد و گزارش مشکلات احتمالی قبل از ارسال، همگی پیام مشخصی برای مشتری دارند:
سفارش شما فقط یک فاکتور نیست؛ یک فرایند قابل پیگیری است.
این موضوع مخصوصاً زمانی اهمیت پیدا می‌کند که مشتری در شهر دیگری باشد و نتواند هنگام بارگیری در انبار حضور داشته باشد.
جمع‌بندی؛ آخرین کنترل، قبل از اولین کیلومتر
بهترین زمان برای پیدا کردن یک کارتن آسیب‌دیده، زمانی است که هنوز در انبار قرار دارد.
و بهترین زمان برای پیدا کردن اختلاف تعداد، قبل از حرکت خودرو است.
بهترین زمان برای اصلاح ترکیب رنگ یا طرح، زمانی است که بار هنوز ارسال نشده است.
به همین دلیل کنترل کیفیت پتو مجیک در سفارش عمده باید یکی از مراحل ثابت فروش و تحویل کالا باشد، نه اقدامی که فقط در صورت بروز مشکل انجام شود.
برای سفارش‌های ۵۰، ۱۰۰ کارتن یا بیشتر، فرایند می‌تواند با تطبیق سفارش و تعداد شروع شود، سپس طرح و رنگ بررسی شود، چند نمونه از قسمت‌های مختلف بار کنترل شوند، بسته‌بندی و کارتن‌ها بازدید شوند و در پایان تصاویر بار و تعداد نهایی ثبت شود.
اجرای همین مراحل ساده می‌تواند احتمال اختلاف در مقصد را کاهش دهد و به خریدار عمده اطمینان بیشتری بدهد.
اگر شما یک تاجر، عمده‌فروش یا فروشنده کالای خواب هستید، هنگام خرید پتو مجیک فقط این سؤال را نپرسید که «قیمت هر پتو چقدر است؟»
یک سؤال مهم‌تر هم وجود دارد:
قبل از اینکه بار از انبار خارج شود، چه کسی و با چه روشی آن را کنترل می‌کند؟
پاسخ این سؤال می‌تواند تفاوت میان یک خرید معمولی و یک تأمین حرفه‌ای و قابل تکرار باشد.
در خرید عمده، سود فقط زمانی ایجاد نمی‌شود که کالا را ارزان‌تر بخرید؛ بخشی از سود شما زمانی حفظ می‌شود که همان کالایی که سفارش داده‌اید، با تعداد صحیح، ترکیب درست و بسته‌بندی سالم به مقصد برسد.